Документооборот в Битрикс24

Для управления бизнесом компании используют CRM Битрикс24. Битрикс24 запущен в 2012. Облачный сервис предлагает спектр инструментов для управления бизнесом онлайн и организации деятельности коллектива, документооборот в Битрикс24. Работа с документами осуществляется в формате одного окна. С помощью сервиса решаются следующие задачи:

• минимизация нерационального расхода времени;
• ускорение заключения сделок;
• фиксация KPI отдела, проектной группы, сотрудников;
• анализ клиентской базы и интересов ЦА;
• формирование проектных групп;
• общение между сотрудниками.

Говоря проще, Битрикс24 помогает принимать решения в кратчайшее время, быстро информируя сотрудников о происходящем.

Ежегодно Битрикс24 обновляется. Мобильный Битрикс24 доступен для бесплатной установки и позволяет вести дела круглосуточно. Среди плюсов Битрикс24 – следующие.

1. Единая платформа для интеграции бизнес-процессов.
2. Упрощение ведения бизнеса.
3. Гибкие настройки.
4. Логично структурированный интерфейс.
5. 35 полезных инструментов для работы.

Рассмотрим функционал облачного сервиса. Доступны следующие инструменты.

1. CRM – для планирования сделок, управления клиентской базой, продажами.
2. Задачи, календарь – электронный планировщик с функцией напоминания.
3. Маркетинг – создание лендингов, электронных опросников и рассылок.
4. Проектный менеджмент – мониторинг проектов, распределение обязанностей, оценка результативности работы.
5. Приложение – интеграция иных сервисов для повышения функциональности.
6. Видеоконференции – инструмент для организации онлайн встреч.

Работа в Битрикс24 автоматизирует бизнес процесс, увеличивает число продаж, сводит к минимуму повторяющиеся операции. Бизнес подразумевает наличие документооборота. Компании вынуждены нанимать сотрудников, работающих с документацией, подготавливающих шаблоны документов, отвечающих за согласование. Документооборот включает протоколы, коммерческие предложения, акты, накладные, опросники, служебные записки и т.д. Перечень бумаг создан на базе типичных шаблонов. Нет смысла каждый раз переписывать одну и ту же информацию, если требуется изменить некоторые данные.

Получается, что процесс документооборота легко упростить. Это минимизирует затраты рабочего времени. Руководителю поможет сервис Битрикс24. Сервис организовывает работу сотрудников в единой плоскости. Коллеги из одной рабочей группы, отдела получат доступ к нужным файлам.

Документооборот Битрикс24: общие принципы

Битрикс24 – облачная система, предназначенная для управления малым и средним бизнесом.
Необходимые файлы необходимо перенести на Битрикс24.Диск. После открытия доступа сотрудники смогут:

• изменять, редактировать текст;
• загружать новые файлы;
• удалять старые.

Дополнительный плюс – отслеживание изменений в процессе правок. Документация хранится в специальном реестре, который сформирован на базе списков.

Используя Битрикс24, можно за секунды генерировать новые документы по стандартным шаблонам. В актах, договорах, в предложениях коммерческого типа изменения касаются конкретных полей: реквизиты, перечень услуг, дата, номер, сумма. Используя 1С Битрикс24 легко генерировать новые файлы автоматически: данные подставляются из CRM. Дополнительные сервисы:

• настройка нумератора;
• подставление факсимильных печатей;
• подписи руководителя компании.

Документация часто требует согласования. Отслеживание состояния каждого документа занимает длительное время. При выборе Битрикс24 согласование происходит моментально. Наблюдать за этапами процесса согласования, вносить коллективы гораздо проще, если документация загружена в систему Б24. При необходимости правок приходит уведомление с последующей инструкцией.

CRM – отличный помощник для отправки клиентам документов. Загрузка документа, прошедшего все этапы от согласования до подписания, производится автоматически. После создания шаблонов рассылки файл отправляется на указанный электронный адрес. Для различных документов следует сформировать соответствующие шаблоны.

Выше были рассмотрены базовые функции документооборота на базе Битрикс24. Фактически, можно выстроить автоматизированный документооборот любого уровня. Предлагается три формата реализации:

• базовый – формирование общего диска с использованием списков универсального характера, реестр файлов;
• средний – генерация и хранение документов в реестре;
• продвинутый – корректное отображение статуса файла, отправлять документ на доработку или клиенту автоматически, сохранять в реестре – типовом или едином.

Электронный документооборот в CRM: плюсы

Преимущества документооборота в Битрикс:

• доступная стоимость реализации;
• автоматизированное согласование договора;
• единое окно для работы;
• экономия времени;
• грамотная организация документооборота.

Как использовать конструктор документов в Б24?

Организовать документооборот можно с помощью следующего алгоритма.

1. Авторизоваться в Bitrix24.
2. Перейти во вкладку «Сструктор», кликнуть на строку «Типы элементов» и создать шаблон.
3. Открыть вкладку «Структура» и перейти в раздел с сотрудниками.
4. Финальная настройка доступа к файлам производится во вкладке «Типы элементов», раздел «Конструктор».
5. В настройках CRM необходимо включить модуль документооборота.
6. Раздел «Настройки», вкладка «Бизнес-процессы» поможет отслеживать этапы согласования документации.
7. Остаётся настроить персональные уведомления для участников процесса, перейдя в «Уведомления» (раздел «Настройки»).

Новичку конструктор документов Битрикс24 может показаться сложным. Однако освоение требует практики и опыта. Предварительно рекомендуется организовать видео обучение для сотрудников.

Автоматическое создание документа в Б24

Востребованная функция Битрикс24 – автоматическая генерация документов. Рассмотрим этапы процесса.

1. Использование специальной формы для создания шаблона документа. Изначально сформировать шаблон можно в Google Doc или Microsoft Word.
2. Шаблон загружается в Битрикс24 – желательно определить отдельные папки для различных шаблонов.
3. Производится заполнение специальных полей, формирующих канву документа.
4. Нажатие на кнопку «Сформировать документ» запускает автоматический процесс.

CRM: отправка файлов клиенту

Часто сгенерированные документы сразу же отправляются клиенту. Рассмотрим, как сделать это, используя Битрикс24. Среди вариантов отправки – следующие:

• по e-mail;
• через личный кабинет – при наличии у клиента персонального кабинета файл размещается там;
• сообщение, отправленное через CRM: клиент получает ссылку для скачивания.

Стоит помнить о правовых аспектах документооборота. Если файл содержит секретную информацию рекомендована дополнительная защита.

Хранение файлов в Б24, общий доступ

Рассмотрим варианты сохранения документов в Битрикс24.

Для хранения документации в Битрикс24 может использоваться профиль клиента. Все зарегистрированные в Битрикс24 пользователи создают аккаунт, в котором удобно сохранять документы персонального характера.

1. Хранение в общем доступе. Изначально рекомендуется сформировать папку и загрузить в нее файлы руководителя компании. При открытии доступа документацию смогут просматривать сотрудники.
2. Хранение в созданных задачах путём прикрепления файлов – например для последующей подписи.
3. Использование групп сотрудников, для которых создаётся общая папка, куда работники загружают документацию.

Кадровый документооборот в Б24

Рассмотрим вопросы кадрового документооборота в электронном виде. Битрикс24 призван автоматизировать данный процесс. С помощью сервиса можно принимать заявки, осуществляя следующие действия:

• приём на работу, увольнение, предоставление отпуска сотрудникам;
• составлять отчётность;
• подписывать трудовые договоры;
• вести кадровые дела.

Растёт продуктивность работы компании, а решение кадровых вопросов занимает мало времени. Работа компании соответствует законодательству РФ.

Цели создания электронного документооборота

Какие задачи поможет реализовать создание документооборота в электронном виде?

1. Упрощение документооборота.
2. Систематизация и оптимизация способа хранения документов, что упрощает доступ к ним.
3. Обеспечение должного уровня конфиденциальности путём настройки доступа.
4. Упрощение общения между сотрудниками.
5. Продуктивный мониторинг работы, анализ работы как отдельного сотрудника так и команды.
6. Автоматизация рабочих процессов.

Плюсы Б24

Рассмотрим преимущества Bitrix24.

1. Функциональное разнообразие.
2. Комфорт использования, логичная структуризация интерфейса.
3. Наличие гибких настроек различного формата.
4. Бесплатный.
5. Круглосуточный доступ, наличие мобильного приложения.
6. Безопасность и конфиденциальность.
7. Использование надежных методик для защиты данных.
8. Наличие мессенджера для файлового обмена, финансовых транзакций, видеозвонков.
9. Результативность командной работы растёт, управление бизнес-процессами осуществляется грамотно.

Как говорят сами разработчики Битрикса о продукте – Б24 помогает развиваться бизнесу. Функция электронного документооборота – прямое тому подтверждение: автоматизировать работу с документацией – продуктивное решение для руководителя и рядовых сотрудников.

Сервис Б24 – помощник для следующих категорий:

• руководителей небольших предприятий или крупных корпораций, желающих ввести электронный документооборот (генератор документов), решить проблемы общения внутри коллектива, грамотно управлять бизнесом;
• рядовых сотрудников: формирование рабочей базы, создание проектных групп, информатизация;
• маркетологов, менеджеров: автоматизация рассылки рекламы, облегчение общения с клиентами;
• программистов: конструктор сайтов – инструмент, для быстрого создания сайтов любой тематики;
• управленцев: мониторинг работы персонала; контроль использования интернета, внутренних переписок; налаживание рабочих взаимодействий.

Адаптивные настройки Битрикс24 позволяют успешно оптимизировать и использовать CRM.