Компании, концерны, крупные предприятия работают, решая производственные или промышленные задачи. Для их реализации сотрудниками совершаются последовательные систематичные действия. Их совокупность именуется бизнес-процессом. Они задействуют большое количество людей. Важность ежедневного рутинного труда нельзя недооценивать. Но рабочего времени и человеческих возможностей часто не хватает – тогда на помощь приходит автоматизация. Лучшее решение – использовать CRM систему. Это веб-сервис с вариативными модулями, решающими задачи. Популярной в России CRM является Bitrix24. Бизнес процессы в Битрикс 24 призваны:
- структурировать работу;
- сэкономить время для выполнения заданий;
- оптимизировать расходы.
Создавать бизнес-процесс в Битрикс 24 необходимо обдуманно. Формируется пошаговый алгоритм работы с определением кураторов. Распространённые автоматизированные сценарии в CRM включают принятие на работу, оформление больничных, отпусков, командировок и т.д.
CRM для автоматизации и оптимизации
Связанные с оформлением действия – рутинные и нуждаются в оптимизации. Инструмент онлайн для этого – CRM.
Рассмотрим, что такое CRM. Это система для сбора, анализа, хранения и систематизации информации о клиентах, управления отношениями с ними и построения контактов. CRM классифицируют по следующим критериям:
- тип владения – облачные или локальные;
- сфера применения – специализированные, общие;
- функциональность – маркетинг, аналитика, создание и управление проектами;
- целевая аудитория: B2C, B2B или комбинированные;
- принцип использования: оффлайн, онлайн, комбинированные.
Bitrix24: особенности CRM
Битрикс 24 – пример популярной CRM. Б24 разработан одноимённой компанией из России. Предоставляет инструментарий для управления внутренними проектами, продажами, общением и маркетингом в едином облаке. Чем Битрикс24 выделяется на фоне конкурентов? Рассмотрим отличия.
- Объединение функций соцсети и CRM – обеспечивает общение, управление проектами, обмен документацией.
- Система локализованная, функционирует в рамках закона РФ.
- Облако упрощает доступ к данным: работать можно в десктопной или мобильной версиях.
- Предлагает инструменты для автоматизации
Битрикс 24 сочетает функции CRM, группу рабочих инструментов, дизайнер, систему управления, упрощает общение и взаимодействие внутри компании.
- Внедрим CRM под ваши задачи — быстро и без лишних затрат
Удобство автоматизации
Какие бизнес процессы можно автоматизировать? Приём на работу и ознакомление, заявки на оплату, согласование и утверждение документа, увольнение, оформление заявлений на отпуск, отгул, командировку и больничный.
Использование шаблонов
Рассмотрим шаблоны бизнес процессов Битрикс24.
- Заявление на командировку;
- отпуск;
- счёт на оплату;
- выдача наличных;
- исходящие документы.
Упомянутые процессы – типовые. Изменить их можно, используя дизайнер. Это онлайн-конструктор, где действия отображаются в виде блоков. Редактирует бизнес процесс в Битрикс24 исключительно администратор.
Принципы работы с бизнес-процессами
Как создать и работать с бизнес-процессами?
- Авторизоваться в Битрикс24.
- Перейти в левое меню и открыть раздел «Бизнес-процессы» Доступно четыре вкладки:
- активные;
- незавершённые – задания, на которые нужно отреагировать;
- перечень доступных бизнес-процессов;
- мои процессы.
- Рассмотрим, как изменить шаблон бизнес-процесса.
- В «Живой Ленте» следует выбрать «Действия/Настроить бизнес-процессы».
- В дизайнере удаляются лишние и добавляются нужные действия.
- Фильтры предназначены для быстрого поиска и сортировки.
Чтобы работать в таком формате необходимо подключиться к тарифам «Компания», «Команда» или «Профессиональный». Новый инструмент – роботизация бизнеса – доступен во всех тарифах, включая бесплатный.
Принцип создания
Рассмотрим алгоритм создания бизнес-процесса.
- Перейти в «Живую ленту».
- Кликнуть на «Ещё», затем – на «Процессы».
- Откроется список. Нужно выбрать опцию «Создать новый процесс». Эта строка находится внизу списка.
- Настройки содержатся в одноимённом разделе.
- Следует заполнить электронную форму, вводя данные: название, описание, индекс сортировки, картинка.
- Элементы бизнес-процесса можно подписать.
- Если планируется открыть доступ к работе третьим лицам, пользователь переходит во вкладку «Доступ» и отмечает коллегу или группу сотрудников.
- Финальным этапом является сохранение.
Впоследствии созданный процесс доступен для редактирования, дублирования в «Живой ленте» или изменения. Запуск производится двумя способами:
- вручную – актуально при необходимости коррекции;
- автоматически – самостоятельно функционирующий процесс. Необходим для распределения задач, постановки целей, автоматического формирования поручений.
Иногда, наоборот, необходимо провести удаление. Потребуется перейти во вкладку «Автоматизация», затем – непосредственно к процессам в ленте новостей, выбрать необходимый. Клик на пункт «Действия» открывает список, в котором есть опция удаления.
Зачем нужны бизнес-процессы?
Какие задачи решает запуск бизнес-процессов?
- Автоматизация рутинных действий.
- Сокращение времени, отводимого на выполнение стандартных заданий.
- Снижение расходов компании.
- Упрощение процедуры обучения новичков за счёт автоматизации.
Рассмотрим детальнее, что можно автоматизировать:
- обработка лидов, сделок;
- процесс внутреннего согласования;
- взаимодействие с товаром – отгрузка и доставка;
- закрытие сделки.
Интеграция с CallTouch
Переход на Битрикс24 не означает, что клиент готов использовать только инструменты CRM. Вопрос объединения Битрикс24 с иными службами востребован по следующим причинам:
- узкопрофильный сервис лучше решает требуемые задачи;
- пользователь применяет привычные методы работы.
Интеграция экономит время на переключение, обмене информацией, позволяет снизить количество ошибок.
Битрикс24 предусматривает объединение с иными сервисами – например, CallTouch. Задача сервиса – анализировать обращение клиентов, определять источники заявок, сообщений, звонков. Инструмент CallTouch используют маркетологи для мониторинга каналов рекламы.
При желании совместить CallTouch и Битрикс24 требуется работать в направлении переноса истории взаимодействия с клиентами в CRM, сохранять настройки телефонии, для реагирования на заявки и обратные звонки создавать лиды. Прямая интеграция сервисов отсутствует.
Для использования сервисов CallTouch в Б24 требуется настройка интеграции через API – рекомендуется использовать сторонние сервисы (примеры – Albato, Apix-Drive) Это обеспечивает автоматическое получение данных с последующей передачей в CRM.
Рассмотрим интеграцию Битрикс24 с CallTouch на примере использования Apix-Drive. Алгоритмы следующие.
- Регистрация на сайте службы.
- Выбор данных для передачи в Битрикс из CallTouch.
- Запуск автоматического обновления, обеспечивающий передачу данных в авторежиме.
Время настройки зависит от выбранной для интеграции системы и занимает от 5 минут до получаса. Интеграция Битрикс 24 и CallTouch бесплатна – плата взимается только за передачу данных. Автоматизировать можно info о заказах, рабочих звонках, клиентах, оформлении отгулов, больничных, командировках, организации спин-продаж, учёте рабочего времени.
Оптимизация распространенных процессов
Какие ещё бизнес процессы нуждаются в оптимизации?
- Рентабельность продаж, определяющая стоимость конкретной услуги или продукта. Показатель рентабельности высчитывается, исходя из предварительных затрат на продукт и размеров вероятного дохода. Это поможет выявить продуктивность бизнес-процессов.
- Согласование и утверждение – распространённая процедура. Итог – назначение кураторов каждого этапа, оформление документации, утверждение этапов работ.
Для чего необходимы бизнес процессы в Bitrix24?
- Повышают продуктивность деятельности организации;
- автоматизируют стандартные задания;
- благоприятно влияют на рост доходности компании;
- обеспечивают прозрачность процессов;
- выстраивают четкие алгоритмы действий.
Автоматизация работает для роста эффективности бизнеса, минимизации издержек.
