Бизнес-процессы в Битрикс24

Компании, концерны, крупные предприятия работают, решая производственные или промышленные задачи. Для их реализации сотрудниками совершаются последовательные систематичные действия. Их совокупность именуется бизнес-процессом. Они задействуют большое количество людей. Важность ежедневного рутинного труда нельзя недооценивать. Но рабочего времени и человеческих возможностей часто не хватает – тогда на помощь приходит автоматизация. Лучшее решение – использовать CRM систему. Это веб-сервис с вариативными модулями, решающими задачи. Популярной в России CRM является Bitrix24. Бизнес процессы в Битрикс 24 призваны:

• структурировать работу;
• сэкономить время для выполнения заданий;
• оптимизировать расходы.

Создавать бизнес-процесс в Битрикс 24 необходимо обдуманно. Формируется пошаговый алгоритм работы с определением кураторов. Распространённые автоматизированные сценарии в CRM включают принятие на работу, оформление больничных, отпусков, командировок и т.д.

CRM для автоматизации и оптимизации

Связанные с оформлением действия – рутинные и нуждаются в оптимизации. Инструмент онлайн для этого – CRM.
Рассмотрим, что такое CRM. Это система для сбора, анализа, хранения и систематизации информации о клиентах, управления отношениями с ними и построения контактов. CRM классифицируют по следующим критериям:

• тип владения – облачные или локальные;
• сфера применения – специализированные, общие;
• функциональность – маркетинг, аналитика, создание и управление проектами;
• целевая аудитория: B2C, B2B или комбинированные;
• принцип использования: оффлайн, онлайн, комбинированные.

Bitrix24: особенности CRM

Битрикс 24 – пример популярной CRM. Б24 разработан одноимённой компанией из России. Предоставляет инструментарий для управления внутренними проектами, продажами, общением и маркетингом в едином облаке. Чем Битрикс24 выделяется на фоне конкурентов? Рассмотрим отличия.

1. Объединение функций соцсети и CRM – обеспечивает общение, управление проектами, обмен документацией.
2. Система локализованная, функционирует в рамках закона РФ.
3. Облако упрощает доступ к данным: работать можно в десктопной или мобильной версиях.
4. Предлагает инструменты для автоматизации

Битрикс 24 сочетает функции CRM, группу рабочих инструментов, дизайнер, систему управления, упрощает общение и взаимодействие внутри компании.

Удобство автоматизации

Какие бизнес процессы можно автоматизировать? Приём на работу и ознакомление, заявки на оплату, согласование и утверждение документа, увольнение, оформление заявлений на отпуск, отгул, командировку и больничный.

Использование шаблонов

Рассмотрим шаблоны бизнес процессов Битрикс24.

• Заявление на командировку;
• отпуск;
• счёт на оплату;
• выдача наличных;
• исходящие документы.

Упомянутые процессы – типовые. Изменить их можно, используя дизайнер. Это онлайн-конструктор, где действия отображаются в виде блоков. Редактирует бизнес процесс в Битрикс24 исключительно администратор.

Принципы работы с бизнес-процессами

Как создать и работать с бизнес-процессами?

1. Авторизоваться в Битрикс24.
2. Перейти в левое меню и открыть раздел «Бизнес-процессы» Доступно четыре вкладки:
   • активные;
   • незавершённые – задания, на которые нужно отреагировать;
   • перечень доступных бизнес-процессов;
   • мои процессы.
3. Рассмотрим, как изменить шаблон бизнес-процесса.
4. В «Живой Ленте» следует выбрать «Действия/Настроить бизнес-процессы».
5. В дизайнере удаляются лишние и добавляются нужные действия.
6. Фильтры предназначены для быстрого поиска и сортировки.

Чтобы работать в таком формате необходимо подключиться к тарифам «Компания», «Команда» или «Профессиональный». Новый инструмент – роботизация бизнеса – доступен во всех тарифах, включая бесплатный.

Принцип создания

Рассмотрим алгоритм создания бизнес-процесса.

1. Перейти в «Живую ленту».
2. Кликнуть на «Ещё», затем – на «Процессы».
3. Откроется список. Нужно выбрать опцию «Создать новый процесс». Эта строка находится внизу списка.
4. Настройки содержатся в одноимённом разделе.
5. Следует заполнить электронную форму, вводя данные: название, описание, индекс сортировки, картинка.
6. Элементы бизнес-процесса можно подписать.
7. Если планируется открыть доступ к работе третьим лицам, пользователь переходит во вкладку «Доступ» и отмечает коллегу или группу сотрудников.
8. Финальным этапом является сохранение.

Впоследствии созданный процесс доступен для редактирования, дублирования в «Живой ленте» или изменения. Запуск производится двумя способами:

• вручную – актуально при необходимости коррекции;
• автоматически – самостоятельно функционирующий процесс. Необходим для распределения задач, постановки целей, автоматического формирования поручений.

Иногда, наоборот, необходимо провести удаление. Потребуется перейти во вкладку «Автоматизация», затем – непосредственно к процессам в ленте новостей, выбрать необходимый. Клик на пункт «Действия» открывает список, в котором есть опция удаления.

Зачем нужны бизнес-процессы?

Какие задачи решает запуск бизнес-процессов?

1. Автоматизация рутинных действий.
2. Сокращение времени, отводимого на выполнение стандартных заданий.
3. Снижение расходов компании.
4. Упрощение процедуры обучения новичков за счёт автоматизации.

Рассмотрим детальнее, что можно автоматизировать:

• обработка лидов, сделок;
• процесс внутреннего согласования;
• взаимодействие с товаром – отгрузка и доставка;
• закрытие сделки.

Интеграция с CallTouch

Переход на Битрикс24 не означает, что клиент готов использовать только инструменты CRM. Вопрос объединения Битрикс24 с иными службами востребован по следующим причинам:

• узкопрофильный сервис лучше решает требуемые задачи;
• пользователь применяет привычные методы работы.

Интеграция экономит время на переключение, обмене информацией, позволяет снизить количество ошибок.
Битрикс24 предусматривает объединение с иными сервисами – например, CallTouch. Задача сервиса – анализировать обращение клиентов, определять источники заявок, сообщений, звонков. Инструмент CallTouch используют маркетологи для мониторинга каналов рекламы.

При желании совместить CallTouch и Битрикс24 требуется работать в направлении переноса истории взаимодействия с клиентами в CRM, сохранять настройки телефонии, для реагирования на заявки и обратные звонки создавать лиды. Прямая интеграция сервисов отсутствует.

Для использования сервисов CallTouch в Б24 требуется настройка интеграции через API – рекомендуется использовать сторонние сервисы (примеры – Albato, Apix-Drive) Это обеспечивает автоматическое получение данных с последующей передачей в CRM.

Рассмотрим интеграцию Битрикс24 с CallTouch на примере использования Apix-Drive. Алгоритмы следующие.

1. Регистрация на сайте службы.
2. Выбор данных для передачи в Битрикс из CallTouch.
3. Запуск автоматического обновления, обеспечивающий передачу данных в авторежиме.

Время настройки зависит от выбранной для интеграции системы и занимает от 5 минут до получаса. Интеграция Битрикс 24 и CallTouch бесплатна – плата взимается только за передачу данных. Автоматизировать можно info о заказах, рабочих звонках, клиентах, оформлении отгулов, больничных, командировках, организации спин-продаж, учёте рабочего времени.

Оптимизация распространенных процессов

Какие ещё бизнес процессы нуждаются в оптимизации?

1. Рентабельность продаж, определяющая стоимость конкретной услуги или продукта. Показатель рентабельности высчитывается, исходя из предварительных затрат на продукт и размеров вероятного дохода. Это поможет выявить продуктивность бизнес-процессов.
2. Согласование и утверждение – распространённая процедура. Итог – назначение кураторов каждого этапа, оформление документации, утверждение этапов работ.

Для чего необходимы бизнес процессы в Bitrix24?

• Повышают продуктивность деятельности организации;
• автоматизируют стандартные задания;
• благоприятно влияют на рост доходности компании;
• обеспечивают прозрачность процессов;
• выстраивают четкие алгоритмы действий.

Автоматизация работает для роста эффективности бизнеса, минимизации издержек.